Datenschutz in der Mitarbeiter-App
Mitarbeiter-App für iPhone und Android · Stand: 30. September 2026
Diese Hinweise gelten für die GastroShift-App für Beschäftigte. Sie ergänzen die Datenschutzhinweise zur Webanwendung, in denen die eingesetzten Dienste, die Verarbeitungsorte, die Rechtsgrundlagen und Ihre Rechte ausführlich beschrieben sind. Beide Seiten gehören zusammen: dort steht, was für den Zugang über den Browser und die Plattform gilt, hier stehen die zusätzlichen Datenflüsse der App.
Verantwortlicher
Subs PW e.K.Inhaber: Patrick Wagner
Eberhardstraße 49
70173 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: info@gastro-shift.de
Telefon: 0711 25280049
Zwei Verantwortliche, und das ist kein Formalkram
Ihr Betrieb entscheidet, welche Angaben von Ihnen erhoben werden, welche Unterlagen Sie erhalten und wie lange Ihre Personalakte geführt wird. Für Ihre Beschäftigtenunterlagen ist er verantwortlich.
Wir betreiben die technische Plattform. Wir verarbeiten Ihre Daten im Auftrag Ihres Betriebs und können in seine Entscheidungen nicht eingreifen.
Wenn Sie wissen wollen, warum eine bestimmte Angabe von Ihnen verlangt wird oder wie lange sie bleibt, ist Ihr Betrieb der richtige Adressat. Fragen zur App selbst beantworten wir.
Was die App übermittelt
| Wobei | Was und wohin |
|---|---|
| Anmeldung | E-Mail-Adresse und Anmeldedaten an unseren Anmeldedienst. Die Sitzung wird auf dem Gerät in einem geschützten Speicher des Betriebssystems abgelegt und ist an dieses Gerät gebunden. |
| Eigener Einstieg (Onboarding) | Die Angaben, die Ihr Betrieb abfragt. Auch unvollständige Zwischenstände werden gespeichert und sind für Ihren Betrieb sichtbar — nicht erst der abgeschickte Stand. |
| Welche Angaben das sind | Der Katalog wird vom Betrieb festgelegt und kann Kontaktdaten, Anschrift, Geburtsdatum, Bank-, Steuer- und Versicherungsangaben sowie besonders geschützte Angaben enthalten. Was in Ihrem Fall abgefragt wird, sehen Sie im Einstieg selbst. |
| Dokumente | Von Ihnen ausgewählte PDFs oder Bilder samt Titel, Dateiname, Größe und Prüfsumme an unseren Dateispeicher. Die lokale Zwischenablage wird beim Schließen bzw. beim Abschluss geräumt. |
| Unterschrift | Ihr Name, die gezeichneten Linien, die Fassung des Dokuments und eine Anfragekennung. Der Server antwortet mit Beleg und Serverzeit. |
| Benachrichtigungen | Ein Gerätemerkmal für Mitteilungen (Push-Token), die Verbindung zu Konto und Betrieb, die Plattform, die App-Version und eine Projektkennung. Der Versand läuft über den Push-Dienst von Expo und von dort über Apple bzw. Google. |
| Inhalt der Mitteilungen | Titel, Text und eine Ereigniskennung. Auf dem Zustellweg fallen bei Apple und Google technische Begleitdaten an; welche das sind, bestimmen die Plattformbetreiber selbst. Mitteilungen können daher Hinweise auf die Nutzung enthalten — schalten Sie sie ab, entfällt dieser Weg. |
| Plan und Anträge | Ihre Planansicht sowie Ihre Verfügbarkeits- und Abwesenheitsmeldungen mit Bezug zu Ihrer Beschäftigung. Krankmeldungen und dazu hochgeladene Nachweise sind Gesundheitsangaben und werden besonders geschützt. |
| Gerätekalender | Nur wenn Sie es ausdrücklich einschalten: Ihre freigegebenen Schichten werden in einen eigenen Kalender auf dem Gerät geschrieben. Je nachdem, welches Kalenderkonto Sie wählen, kann dessen Anbieter diesen Kalender mit seinen Servern abgleichen. Das liegt außerhalb unseres Einflusses. |
| Hilfe und Support | Die öffentlichen Seiten öffnen sich im Browser. Der Mailentwurf an den Support enthält keine automatisch eingesetzte Konto- oder Betriebskennung — was Sie hineinschreiben, entscheiden Sie. |
Was die App nicht tut
Die App bindet kein Werbe- und kein Nachverfolgungswerkzeug ein, fragt Ihren Standort nicht ab und greift nicht auf Ihr Adressbuch zu. Dass im Dienstplan die Adresse eines Betriebs steht, ist keine Ortung Ihres Geräts. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung verwendet.
Ein eigenes Analyse-, Absturz- oder Auswertungswerkzeug setzen wir nicht ein. Technische Betriebsprotokolle der beteiligten Dienste — etwa Verbindungsdaten beim Abruf — fallen für Auslieferung, Fehlererkennung und Missbrauchsabwehr dennoch an; sie sind in den Datenschutzhinweisen zur Webanwendung beschrieben.
Ihre gezeichnete Unterschrift dient als Nachweis für ein Dokument. Wir verwenden sie nicht, um Sie biometrisch zu erkennen.
Auf welcher Grundlage wir verarbeiten
Es sind drei getrennte Vorgänge, und sie haben nicht dieselbe Grundlage.
Der technische Zugang
Anmeldung, zweiter Faktor, Sitzung, Datenbank und Dateiablage verarbeiten wir, damit der Zugang sicher und nachvollziehbar funktioniert — auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; soweit es zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Einzelheiten stehen in den Datenschutzhinweisen zur Webanwendung.
Ihre Beschäftigtendaten
Personalangaben, Dokumente, Nachweise, Plan, Verfügbarkeiten und Abwesenheiten verarbeiten wir im Auftrag Ihres Betriebs und nach seinen dokumentierten Weisungen. Die Grundlage dafür bestimmt Ihr Betrieb als Verantwortlicher, nicht wir. Angaben zu Gesundheit oder anderen besonders geschützten Bereichen — etwa eine Krankmeldung, ein Nachweis oder eine Angabe zur Konfession — bedürfen einer gesonderten Grundlage bei Ihrem Betrieb. Die Grundlage für den technischen Zugang allein erlaubt solche Verarbeitungen nicht.
Mitteilungen und Gerätekalender
Beides geschieht nur, wenn Sie es selbst einschalten, und beides können Sie wieder abschalten: Mitteilungen in den Einstellungen Ihres Geräts und in der App, den Kalender in den Geräteeinstellungen der App. Schalten Sie Mitteilungen ab, entfällt die Geräteverbindung für den Versand. Schalten Sie den Kalender ab, schreibt die App nichts mehr in ihn; bereits geschriebene Einträge bleiben in Ihrem Kalender, bis Sie sie entfernen.
Wie lange die Daten bleiben
„Beim Abmelden wird alles gelöscht" wäre falsch. Es sind vier verschiedene Vorgänge, und nur der dritte betrifft Ihr Konto:
- Abmelden beendet die Sitzung auf dem Gerät.
- App entfernen löscht die lokale Kopie, einschließlich der gespeicherten Sitzung.
- Konto löschen entfernt Ihre Anmeldemöglichkeit dauerhaft — siehe Konto löschen.
- Betriebliche Unterlagen bleiben davon unberührt, soweit Ihr Betrieb sie aufbewahren muss. Dazu gehören unterschriebene Dokumente, Abrechnungen und Nachweise darüber, wer wann was getan hat.
Wie lange eine einzelne Unterlage bleibt, entscheidet Ihr Betrieb — die Fristen unterscheiden sich je Unterlagenkategorie und ergeben sich aus seinen gesetzlichen Pflichten. Deshalb steht hier keine einheitliche Zahl. Die für Ihren Fall geltenden Aufbewahrungsfristen können Sie bei Ihrem Betrieb und zum technischen Zugang bei uns erfragen.
Ihr Konto und seine Berechtigungen bleiben für die Dauer des benötigten Zugangs gespeichert. Sicherheits- und Änderungsnachweise können darüber hinaus benötigt werden, etwa zur Aufklärung von Missbrauch oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten; eine Sperrung des Zugangs löscht sie nicht automatisch.
Welche Dienste beteiligt sind
An der Verarbeitung sind die folgenden Dienste beteiligt; die Aufgabe jedes Dienstes ist benannt. Wie die Verarbeitung im Auftrag und etwaige Übermittlungen geregelt sind, steht für Supabase, Vercel und IONOS in den Datenschutzhinweisen zur Webanwendung; für den Versandweg der Mitteilungen siehe den Hinweis unter dieser Tabelle.
| Dienst | Wofür |
|---|---|
| Supabase | Datenbank, Anmeldedienst, Dateispeicher und die Serverfunktionen. Alles, was die App an Daten sendet oder liest, geht hierhin. |
| Vercel | Auslieferung der Weboberfläche und dieser öffentlichen Seiten. |
| Expo | Push-Dienst für den Versand der Mitteilungen. Von dort geht die Zustellung an Apple bzw. Google weiter. Nur beteiligt, wenn Sie Mitteilungen eingeschaltet haben. |
| Apple und Google | Die Zustellung der Benachrichtigung auf Ihr Gerät. Was sie dabei technisch sehen, bestimmen sie. |
| IONOS | Versand der E-Mails, etwa Einladungen und Erinnerungen. |
| Subway LiveIQ | Nur in Betrieben, die diese Anbindung nutzen. Sie liefert Umsatz- und Zeitdaten des Betriebs. Die Mitarbeiter-App sendet nichts dorthin. |
Verarbeitungsorte und Übermittlungen
Für Supabase, Vercel und IONOS sind die Verarbeitung im Auftrag, die Verarbeitungsorte und die Regelungen zu internationalen Übermittlungen in den Datenschutzhinweisen zur Webanwendung beschrieben — einschließlich der Angabe, dass das Datenbankprojekt in Frankfurt liegt und dass die Bereitstellung der Seiten über eine internationale Infrastruktur erfolgt.
Für den Versandweg der Mitteilungen gilt: Das Gerätemerkmal und der Inhalt der Mitteilung gehen an den Push-Dienst von Expo und von dort an Apple beziehungsweise Google, die die Zustellung auf Ihr Gerät übernehmen. Welche technischen Begleitdaten dabei bei den Plattformbetreibern anfallen, bestimmen diese selbst. Auskunft über die vertragliche Grundlage dieses Versandwegs und über etwaige Übermittlungen erhalten Sie auf Anfrage über die oben genannte Adresse.
Mitteilungen sind freiwillig. Wenn Sie sie nicht einschalten, wird für Sie kein Gerätemerkmal an diesen Weg übergeben.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch, außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Die App trifft keine automatisierten Entscheidungen über Ihr Beschäftigungsverhältnis. Planungs- und Abrechnungsergebnisse werden von Ihrem Betrieb geprüft und verantwortet.
Richten Sie Anfragen zu Ihren Beschäftigtendaten zuerst an Ihren Betrieb — er entscheidet darüber. Für Ihr Anmeldekonto und die technische Seite sind wir zuständig; den Weg dafür finden Sie unter Konto löschen.